Muchas veces no nos alcanza el tiempo para realizar las actividades que teníamos planeadas para el día, ya sea porque planeamos hacer lo imposible, nos tardamos el doble de tiempo de lo previsto en alguna tarea o simplemente nos salió un imprevisto que no nos dejó ni terminar la primera actividad del día. Sea cual sea tu caso, esto te podrá servir para impulsar y realizar la mayor cantidad de pendientes en un corto lapso de tiempo.
Un nuevo método
La necesidad de un nuevo método de organización para ponerme al corriente, surgió porque llegué a pasar semanas en las que mi lista de tareas parecía un clon del día anterior más tres nuevos pendientes, y aparte de invertir tiempo en reescribir mi lista en mi agenda, noté que ya no estaba haciendo una planeación por día, si no que tenía un montón de actividades regadas por toda mi vista semanal e iba haciendo lo que se me ocurriera al momento. Realmente se convirtió en una lista sin prioridades ni plan, lo cual hizo que bajara mi productividad. Probablemente mi método no sea un método nuevo del todo, pero fue un gran alivio aplicarlo en los días más necesitados.
El método de los tres días
El método de los tres días consiste en hacer una lista global, en la cual escribirás todo lo que necesitas hacer de todas las áreas de tu vida, y planear la mejor manera de atacar cada punto. Los pasos principales de este método son los siguientes:
- Hacer una lista global por categorías – En una hoja grande, escribe todas las categorías que tengas, y abajo de ellas, escribe todas las tareas que necesitas hacer en los próximos tres días y no olvides añadir todos los pendientes anteriores que no pudiste realizar.
- Define prioridades – Utiliza un color o marca especial para diferenciar las tareas más urgentes de las demás, define lo que tiene que salir el día uno, dos y tres. No olvides escribir la guía en la misma hoja.
- Define otros grupos de tareas – Puedes marcar también las actividades que puedes hacer mientras haces otras, las tareas pequeñas que te tomen pocos minutos, las que se deban hacer en algún lugar específico o con alguna herramienta. Por ejemplo, si tengo que hacer cosas en la computadora, intentaré hacer juntas las más que pueda.
Porqué funciona
El método funciona porque estamos realizando lo que nos urge, estamos reduciendo tiempos al juntar actividades y acomodándolas para que se adapten al tiempo del que podemos disponer. Es una lista muy flexible donde los únicos puntos anclas, son los que tienen fecha de entrega, todo lo demás se puede mantener en movimiento. Lo único que el método te pide es que mientras vayas completando tus tareas, cheques continuamente lo que falta por hacer, y no solo lo del día, porque puede que ya no tengas tiempo para realizar tu último pendiente del lunes, pero puedas hacer alguno del martes o miércoles.
Cómo adaptar tu lista
Una parte importante para el método es adaptar tu lista mientras la vas trabajando, considera tu tiempo, tus prioridades y lo que requieras para hacer tus pendientes. No olvides que la flexibilidad y el movimiento son la clave para que funcione. Por cada actividad que no puedas realizar en ese mismo instante, hay alguna que sí, aunque no la hayas planeado hacerla tan pronto.
Añadir tareas a tu lista y días para realizarlas es otra manera de adaptación. Pero, ¿porqué querríamos alargar el plazo? Pues existen más razones de las que podrías imaginar en este momento, porque salen nuevas necesidades cada día, nuevas ideas, nuevas actividades, y todas ellas deben ser incluidas a nuestro plan para ponernos al corriente, no nos pueden esperar a que estemos listos. Por otro lado, puede que la lista inicial sea tan grande que ni con un milagro se puedan completar todas las tareas.
Volver a tu método original
Una vez que te hayas puesto al corriente, ya estás listo para volver a tu método de organización favorito, a menos que te encuentres en una situación en la que todo esté cambiando constantemente. En mi caso utilizo este método casi cada fin de semana, para ponerme al corriente de lo que no hice de lunes a viernes y poder empezar cada lunes de cero. Claro que confieso que ha habido veces en las que he pasado más de una semana intentando ponerme al día, porque sí, mis días a veces están llenos de incertidumbre y un poco de estrés, pero aún así, este método es el que mejor me ha funcionado.